Tin tức

Hóa đơn điện tử phụ thuộc hoàn toàn vào hệ thống kỹ thuật của người bán, của tổ chức cung cấp dịch vụ và của cơ quan thuế. Khi một trong các hệ thống này gặp sự cố, doanh nghiệp thường lúng túng: có được lập hóa đơn chậm không, có bị phạt không, dữ liệu gửi cơ quan thuế khi nào. Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ (hiệu lực từ 01/7/2026) trả lời các câu hỏi này tại Điều 14 – Xử lý sự cố.

Cùng với đó, Điều 41 của Nghị định lần đầu quy định cụ thể việc khen thưởng người tiêu dùng tố giác người bán không lập và giao hóa đơn điện tử, với mức thưởng tối đa 10.000.000 đồng/vụ việc. Bài viết dưới đây ATAX tóm tắt hai nhóm quy định này và những việc doanh nghiệp cần chuẩn bị.

1. Bốn tình huống sự cố và trách nhiệm của từng bên (Điều 14)

Điều 14 phân chia trách nhiệm theo nguồn gốc sự cố:

Điểm doanh nghiệp cần lưu ý: sự cố từ phía cơ quan thuế được công bố trên Trang thông tin điện tử của Cục Thuế. Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp chứng minh việc chậm chuyển dữ liệu không phải do lỗi của mình, vì vậy nên lưu lại thông báo này cùng hồ sơ kế toán.

2. Trường hợp bất khả kháng: 03 ngày làm việc để lập và gửi hóa đơn

Khoản 5 Điều 14 dẫn chiếu khoản 21 Điều 4 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về trường hợp bất khả kháng, gồm: chiến tranh, bạo loạn, đình công phải ngừng, nghỉ sản xuất, kinh doanh hoặc rủi ro không thuộc nguyên nhân, trách nhiệm chủ quan của người bán mà người bán hoặc cơ quan thuế không thể lập, cấp mã hoặc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đúng thời hạn. Khi đó:

• Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày sự cố được khắc phục, người bán được lập và gửi hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế (điểm a khoản 5);
• Người bán phải ghi chép sổ sách kế toán về giao dịch mua bán và lưu giữ tài liệu chứng minh trường hợp bất khả kháng (điểm b khoản 5).

Khoản 6 Điều 14 khẳng định: việc lập, gửi hóa đơn, chuyển dữ liệu hóa đơn quá thời hạn do các nguyên nhân nêu trên được xác định là trường hợp bất khả kháng theo pháp luật về quản lý thuế. Nói cách khác, nếu doanh nghiệp chứng minh được nguyên nhân khách quan và thực hiện đúng thời hạn sau khi khắc phục, việc lập hóa đơn chậm không bị coi là vi phạm do lỗi chủ quan.

3. Khen thưởng người tiêu dùng tố giác: điều kiện và thông tin cần cung cấp (Điều 41)

Theo khoản 1 Điều 41, người tiêu dùng tố giác người bán không lập và giao hóa đơn điện tử được xem xét khen thưởng khi đáp ứng đủ ba điều kiện:

• Cung cấp thông tin trung thực, chính xác, kịp thời; có căn cứ xác định thời gian, địa điểm và người thực hiện hành vi vi phạm;
• Nội dung phản ánh đúng thực tế, đủ cơ sở để cơ quan thuế xác định tính chất, mức độ vi phạm và kiểm tra, xác minh;
• Trên cơ sở thông tin đó, cơ quan thuế đã ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.

Thông tin tố giác (khoản 2) gồm thông tin về người bán (tên, địa chỉ hoặc mã số thuế) kèm theo một trong các thông tin: giao dịch hàng hóa, dịch vụ; hành vi không lập, không giao hóa đơn; tài liệu, chứng cứ liên quan (nếu có). Người tố giác cung cấp tên, số điện thoại và số định danh cá nhân.

Hình thức tố giác (khoản 3) rất thuận tiện: qua hệ thống hóa đơn điện tử hoặc Hệ thống thông tin quản lý thuế (như eTax Mobile), qua Cổng dịch vụ công quốc gia, qua thư điện tử chính thức hoặc hệ thống tiếp nhận thông tin điện tử của cơ quan thuế, hoặc gửi trực tiếp, bằng văn bản tại trụ sở cơ quan thuế.

4. Nguyên tắc và mức khen thưởng

Khoản 4 Điều 41 đặt ra các nguyên tắc: khen thưởng dựa trên kết quả xác minh, xử lý và quyết định xử phạt của cơ quan thuế; bảo đảm công khai, minh bạch, đúng đối tượng và bảo mật thông tin người cung cấp; mỗi vụ việc chỉ được khen thưởng một lần. Nếu nhiều người cùng cung cấp thông tin về một hành vi, việc khen thưởng xét cho người cung cấp đầu tiên hoặc người có thông tin đầy đủ, có giá trị nhất theo xác nhận của cơ quan thuế.

Về mức thưởng, khoản 5 Điều 41 quy định: mức chi khen thưởng cho 01 vụ việc không quá 10% số tiền xử phạt vi phạm hành chính, tối đa 10.000.000 đồng/vụ việc. Bộ trưởng Bộ Tài chính sẽ quy định cụ thể mức khen thưởng, hình thức, trình tự, thủ tục và việc quản lý, sử dụng kinh phí.

Với cơ chế tố giác qua ứng dụng trên điện thoại, nguy cơ bị phát hiện khi không lập, không giao hóa đơn cho khách hàng – đặc biệt là khách lẻ – tăng lên đáng kể đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh bán lẻ, nhà hàng, dịch vụ.

Lưu ý cho doanh nghiệp

• Xây dựng quy trình nội bộ khi xảy ra sự cố hóa đơn: ai liên hệ tổ chức cung cấp dịch vụ, cơ quan thuế; lưu thông báo sự cố của Cục Thuế hoặc nhà cung cấp; theo dõi thời điểm khắc phục.
• Ghi nhận đầy đủ các giao dịch phát sinh trong thời gian sự cố vào sổ sách kế toán và lập, gửi hóa đơn trong 03 ngày làm việc (bất khả kháng) hoặc chuyển dữ liệu trong 02 ngày làm việc (hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế gặp lỗi) sau khi sự cố được khắc phục.
• Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có năng lực kỹ thuật, cam kết rõ trách nhiệm khắc phục sự cố trong hợp đồng.
• Rà soát việc lập và giao hóa đơn cho mọi giao dịch bán hàng, kể cả khách hàng cá nhân không lấy hóa đơn, vì người tiêu dùng có thể tố giác và được khen thưởng.
• Theo dõi văn bản của Bộ Tài chính hướng dẫn trình tự, thủ tục khen thưởng theo khoản 5 Điều 41.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm hóa đơn của nhà cung cấp bị lỗi cả ngày, doanh nghiệp có bị phạt vì lập hóa đơn chậm không?

Theo khoản 3 Điều 14, tổ chức cung cấp dịch vụ có trách nhiệm thông báo cho người bán, khắc phục nhanh nhất và hỗ trợ người bán lập hóa đơn gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất. Nếu sự cố là rủi ro không thuộc nguyên nhân, trách nhiệm chủ quan của người bán, khoản 5 và khoản 6 Điều 14 cho phép lập, gửi hóa đơn trong 03 ngày làm việc kể từ khi khắc phục và xác định là trường hợp bất khả kháng. Doanh nghiệp cần lưu giữ tài liệu chứng minh sự cố.

Người tiêu dùng tố giác có được thưởng ngay không?

Không. Theo điểm c khoản 1 và điểm a khoản 4 Điều 41, việc khen thưởng chỉ được xem xét khi cơ quan thuế đã xác minh và ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính dựa trên thông tin tố giác. Mức thưởng không quá 10% số tiền phạt, tối đa 10 triệu đồng/vụ việc.

Thông tin của người tố giác có được bảo mật không?

Có. Điểm b khoản 4 Điều 41 yêu cầu bảo mật thông tin người cung cấp theo quy định.

Xem toàn văn: Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Doanh nghiệp cần tư vấn xử lý sự cố hóa đơn điện tử, rà soát quy trình lập hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, vui lòng liên hệ ATAX (atax.vn) để được hỗ trợ.